کمیته اجرایی

آیین نامه

ماده هفتم، بخش 4 اساسنامه مرکز منطقه‌ای شمال شهرستان لس‌آنجلس. کمیته مالی اجرایی متشکل از اعضای هیئت مدیره منتخب و نزدیکترین رئیس قبلی که هنوز در هیئت امنا خدمت می‌کند، خواهد بود. هیئت مدیره اختیار دارد تا حداکثر سه (3) عضو هیئت امنای اضافی را برای کمیته مالی اجرایی منصوب کند. رئیس، رئیس جلسه خواهد بود. هر عضو هیئت مدیره حتی اگر در چندین دفتر هیئت مدیره خدمت کند، یک (1) رأی خواهد داشت (مثلاً اگر رئیس، نماینده ARCA نیز باشد، آن فرد حتی اگر به طور همزمان به عنوان دو (2) عضو هیئت مدیره خدمت کند، فقط یک (1) رأی دارد).  

اختیارات و وظایف به شرح زیر است: هدف اصلی کمیته مالی اجرایی، پاسخگویی به امور فوری است که نیاز به اقدام یا تعهد فوری قبل از جلسه بعدی هیئت مدیره دارد. در چنین مواردی، کمیته مالی اجرایی از قدرت و اختیار کامل هیئت مدیره برخوردار خواهد بود، به جز اینکه کمیته مالی اجرایی هیچ اختیاری برای انجام موارد زیر نخواهد داشت: تصویب، اصلاح یا لغو اساسنامه یا این اساسنامه، پر کردن جای خالی در هیئت مدیره یا هر کمیته‌ای که اختیار هیئت مدیره را دارد؛ انتصاب کمیته‌های هیئت مدیره یا اعضا؛ انتصاب یا برکناری مدیر اجرایی؛ برکناری یک امین؛ اصلاح یا لغو هرگونه مصوبه هیئت مدیره که طبق مفاد صریح آن قابل اصلاح یا لغو نیست؛ هزینه کردن از وجوه شرکت برای حمایت از یک نامزد برای امین پس از اینکه تعداد افراد نامزد شده برای امین از تعداد افراد قابل انتخاب بیشتر باشد؛ تصویب هرگونه معامله خودگردان.  

کمیته مالی اجرایی وظیفه تأییدی دیگری نیز خواهد داشت تا اطمینان حاصل کند که یک برنامه استراتژیک تدوین شده است که شامل موارد زیر است: تدوین و اجرای قرارداد عملکرد سالانه مرکز منطقه‌ای، اهداف مندرج در آن، و ارائه توصیه‌هایی به هیئت مدیره در مورد اتخاذ و اصلاح اهداف و مقاصد مندرج در قرارداد، شناسایی شکاف‌ها در سیستم ارائه خدمات، از جمله آژانس‌های عمومی، و توصیه گزینه‌هایی برای رفع این شکاف‌ها، مانند حمایت از سیستم‌ها، قانونگذاری یا هماهنگی بین سازمانی. ارائه مشاوره به هیئت امنا در مورد تدوین یک برنامه توسعه منابع بلندمدت، و مشارکت در برنامه‌ریزی استراتژیک انواع خدمات مورد نیاز.  

کمیته مالی اجرایی تعهدات قراردادی شرکت را بررسی و نظارت خواهد کرد؛ بودجه شرکت و هزینه‌ها و مالیات‌های صندوق‌های شرکت را بررسی و نظارت خواهد کرد؛ هزینه‌ها را به هیئت مدیره گزارش خواهد داد؛ در امور پرسنلی در مورد استخدام، حقوق، حفظ کارکنان و مسائل مرتبط، سیاست‌گذاری توصیه خواهد کرد؛ و سیاست‌هایی را که بر سایر حوزه‌های خدمات اداری تأثیر می‌گذارد، توصیه خواهد کرد. علاوه بر این، همانطور که در ماده چهارم، بخش 2(د) به آن اشاره شده است، و در غیاب کمیته حسابرسی، کمیته مالی اجرایی مسئول موارد زیر خواهد بود:  

• بررسی مهارت‌ها و عملکرد موسسه حسابرسی مستقل شرکت و پیشنهاد به هیئت مدیره در مورد ابقا و برکناری حسابرس مستقل شرکت 

• مذاکره در مورد حق الزحمه حسابرس مستقل از طرف هیئت مدیره 

• مشورت با حسابرس برای جلب رضایت کمیته حسابرسی مبنی بر اینکه امور مالی شرکت در وضعیت مناسبی قرار دارد 

• بررسی گزارش حسابرسی سالانه و نامه مدیریت همراه آن که توسط شرکت حسابداری مستقل تهیه شده است و تعیین اینکه آیا حسابرسی تهیه شده توسط حسابرس مستقل را بپذیریم و آن را برای تصویب یا اصلاح به کل هیئت مدیره توصیه کنیم.  

اگر شرکت کمیته حسابرسی جداگانه‌ای نداشته باشد، کمیته مالی اجرایی به عنوان کمیته حسابرسی برای اهداف بخش ۱۲۵۸۶ قانون دولت یا هر قانون جایگزین دیگری عمل خواهد کرد، در صورتی که مرکز منطقه‌ای ملزم به رعایت این قانون باشد. 

کمیته مالی اجرایی همچنین از قدرت و اختیار انجام وظایف دیگری که هیئت مدیره ممکن است هر از گاهی تعیین یا تفویض کند، برخوردار خواهد بود، به جز اینکه هیئت مدیره نمی‌تواند اختیار خود را برای انجام هیچ یک از اقدامات مندرج در ماده چهارم بخش ۱ این اساسنامه تفویض کند. کلیه امور انجام شده توسط کمیته مالی اجرایی به نمایندگی از هیئت مدیره باید در جلسه بعدی هیئت مدیره گزارش شود. کمیته مالی اجرایی همچنین از قدرت و اختیار نظارت بر ارزیابی عملکرد و مذاکره در مورد قراردادها با مدیر اجرایی مرکز منطقه‌ای برخوردار است.  

رفتار تجاری

جلسات کمیته مالی اجرایی به دعوت رئیس یا هر دو (2) عضو کمیته مذکور برگزار می‌شود، در چنین مواقعی هیئت مدیره جلسه ندارد. اطلاعیه جلسات کمیته مالی اجرایی به همان روشی که جلسات ویژه هیئت مدیره مطابق با ماده چهارم بخش 10 برگزار می‌شود، ارسال خواهد شد. حد نصاب، اکثریت اعضای کمیته مالی اجرایی خواهد بود. از اعضای هیئت مدیره دعوت می‌شود تا نظرات خود را به کمیته مالی اجرایی ابراز کنند و در هر جلسه کمیته مالی اجرایی شرکت کنند.  

فرآیند

کمیته اجرایی دو هفته قبل از هر جلسه هیئت امنا تشکیل جلسه می دهد.

رئیس هیئت امنا به عنوان رئیس کمیته اجرایی فعالیت می کند. در غیاب رئیس جمهور، معاون اول رئیس جمهور ریاست می کند.

محتوا

کمیته اجرایی مسئولیت دارد:

• بررسی و بحث در مورد موضوعاتی که به سایر کمیته های هیأت مدیره ارجاع نشده است.
• تهیه دستور جلسه برای جلسات هیئت امنا.
• تعیین کمیته مذاکره برای مذاکره با مدیر اجرایی. کمیته مذاکره متشکل از 3 عضو کمیته اجرایی خواهد بود که شامل رئیس هیئت مدیره، نایب رئیس اول و/یا رئیس بلافصل گذشته یا یکی دیگر از اعضای کمیته اجرایی خواهد بود.
• نظارت بر ارزیابی مدیر اجرایی و مذاکره درباره قرارداد او.
• دریافت اطلاعات و پیشنهادات از کمیته های دائمی و موقت.
• در صورت نیاز مستقیماً یا با ارائه توصیه هایی به هیئت مدیره کامل اقدام کنید.