Noticias

Proveedor de transporte – Adquisiciones competitivas – Código de servicio 875

14 de junio de 2024

Proveedor de servicios de transporte

Adquisiciones competitivas

SOLICITUD DE PROPUESTA (Solicitud de propuesta)

Fecha de publicación: 29 de abril de 2024

Fecha de cierre: Por determinar (TBD)/Hasta que se identifique al proveedor

Descripción general de la RFP:

El Centro Regional del Norte del Condado de Los Ángeles (“NLACRC”) está buscando proveedores de servicios para operar servicios de transporte y servicios de asistencia de transporte para atender a personas con discapacidades del desarrollo que residen en la región del Valle de San Fernando del Condado de Los Ángeles. El o los solicitantes seleccionados para brindar servicios de transporte y servicios de asistencia de transporte en la región de servicio del NLACRC trabajarán en estrecha colaboración con R&D Transportation Services Inc. (R&D), un agente de transporte que se encarga de la programación, la planificación de rutas, el control de calidad y la supervisión de todas las facturas de transporte contractuales.

Los servicios de transporte incluyen el transporte de personas desde y hacia su lugar de residencia hasta los programas diurnos, generalmente entre las 6:00 a. m. y las 6:00 p. m., de lunes a viernes. Las personas pueden necesitar supervisión, asistencia con sillas de ruedas o asistencia y monitoreo mientras son transportadas. Actualmente, NLACRC necesita expandir sus rutas de transporte para satisfacer las necesidades de servicio emergentes para las personas que requieren viajes de ida y vuelta hacia y desde sus respectivas actividades del programa. Si bien las necesidades de servicio inmediatas se indican en la tabla a continuación, se debe tener en cuenta que se espera que la cantidad de personas que requieren transporte aumente significativamente a medida que se reanuden las actividades del programa en persona en todo el Valle de San Fernando. Por lo tanto, las empresas de transporte tendrán la oportunidad de expandir la capacidad de servicio para alinearse con las crecientes necesidades de servicio de nuestra comunidad.

A medida que nos preparamos para describir las necesidades de servicio y el tipo de vehículos necesarios para operar el servicio, es importante definir que se asignará un vehículo para operar un número de ruta único de manera regular. Es probable que una ruta se programe para operar múltiples recorridos por día. Por ejemplo, por la mañana, una ruta puede programarse para operar uno o dos recorridos de ida para transportar a un grupo de personas al programa. Luego, por la tarde, se asignará la misma ruta para operar uno o dos recorridos de ida para transportar a un grupo de personas para su viaje de regreso a casa.

Región del Valle de San Fernando: Necesidades de servicios de transporte Plan preliminar de implementación de la ruta
Cronograma de implementación	Número de vehículos	Capacidad del vehículo	Número de pasajeros
Primer mes de servicio	5 rutas	ADA no comercial Tipos de vehículos	Aproximadamente 50
Segundo mes de servicio	5 rutas	ADA no comercial Tipos de vehículos	Aproximadamente 50
Tercer mes de servicio	5 rutas	Tipo comercial ADA Vehículos de tránsito	50 – 100
Cuarto mes de servicio	5 rutas	Vehículos de tránsito comerciales de la ADA	50 – 100
Total	20 rutas	Todos los vehículos cumplen con la ADA	200 – 300

A medida que las actividades del programa avancen en sus esfuerzos por apoyar opciones más individualizadas, se espera que los proveedores de transporte equipen una combinación de vehículos de tránsito comerciales y no comerciales que cumplan con las capacidades de asientos y las configuraciones de vehículos identificadas en la siguiente tabla.

Tipos de vehículos

Tipo de vehículo

Capacidad y configuraciones de asientos para pasajeros

Tipo comercial

Cumple con la ADA

Se requieren 10 vehículos

Vehículos comerciales con acceso para sillas de ruedas de la ADA. Vehículos de tránsito equipados con elevadores para sillas de ruedas, que operen con configuraciones de asientos plegables que se adapten a cualquiera de las siguientes configuraciones de asientos con un mínimo de 4 sillas de ruedas Espacios que también pueden convertirse en:

8A/4W, o 12A/2W, o 16A/1W, o 20 Ambulatorio

Tipo no comercial

Cumple con la ADA

Se requieren 10 vehículos

Vehículos no comerciales accesibles para sillas de ruedas de la ADA. Vehículos de tránsito equipados con elevadores para sillas de ruedas, para operar configuraciones de asientos plegables que se adapten a cualquiera de las siguientes configuraciones de asientos con un mínimo de 2 sillas de ruedas Espacios que también pueden convertirse en:

5 Asientos ambulatorios + 2 Espacios para silla de ruedas + Conductor, o

9 Ambulatorio + Conductor

Además de las calificaciones que se describen a continuación, todos los solicitantes deben demostrar familiaridad con el Código de Regulaciones de California (CCR), Título 17, Sección 54310 a 54390, requisitos de solicitud de proveedores, y las Secciones 58500 a 58570, Servicios de transporte, y ser elegibles para la venta por parte de NLACRC o tener una venta existente para servicios de transporte con otro centro regional. La venta es el proceso de identificación, selección y utilización de proveedores de servicios en función de las calificaciones y otros requisitos necesarios para brindar servicios a los consumidores. El proceso de venta permite a los centros regionales verificar, antes de la prestación de servicios a los consumidores, que un solicitante cumple con todos los requisitos y estándares especificados en las regulaciones.

Idiomas del servicio

Se recomienda encarecidamente que los solicitantes puedan demostrar competencia verbal y escrita en inglés y poder proporcionar/ofrecer servicios en al menos uno, Si no más de los siguientes idiomas:

· Lenguaje de señas americano (ASL)

· Árabe

· Armenio

· Chino – Cantonés

· Chino – Hakka

· Chino – mandarín

· Chino – Otros

· Hebreo

· Hindi

· Japonés

· Jemer

· Coreano

· Persa (farsi)

· Ruso

· Español (preferiblemente)

· Criollo español

· Tagalo

· vietnamita

NLACRC invita a todas las partes interesadas, que se alineen con las calificaciones descritas a continuación, a revisar la información aquí incluida y enviar una propuesta a NLACRC para su consideración.

Todo el material y la información aquí proporcionados son para uso exclusivo de los solicitantes que presenten ofertas para esta convocatoria de propuestas de transporte.

Calendario

Proveedor de servicios de transporte Adquisiciones competitivas Solicitud de propuestas (RFP)
25 de abril de 2024	Fecha de publicación de la RFP
Martes 4 de junio de 2024 13:00 – 14:00 horas	Conferencia de postulantes vía Zoom
Por determinar (TBD)/ Hasta que se identifique al proveedor	Fecha límite para la presentación de solicitudes de propuestas
Por determinar (TBD)	Entrevistas a los solicitantes
Por determinar (TBD)	Selección de propuestas: Se notifica a los solicitantes
Por determinar (TBD)	Contrato de proveedor de servicios de transporte aprobado y ejecutado

Conferencia de solicitantes

Se llevará a cabo una reunión informativa para responder preguntas sobre esta RFP el

Martes 4 de junio de 2024 @ 1:00pm

Esta reunión no es obligatoria para quienes deseen postularse, pero se recomienda encarecidamente.

Detalles de la reunión de Zoom:

Unirse a la reunión de Zoom

https://us06web.zoom.us/j/84286720145?pwd=cw4bNtP7j9BA9L1D8hCdFVYZeOAuL5.1

ID de la reunión: 842 8672 0145

Código de acceso: 669540

Antecedentes del NLACRC:

El NLACRC es una de las 21 organizaciones privadas sin fines de lucro que tienen un contrato con el Departamento de Servicios de Desarrollo de California (“DDS”) para coordinar y brindar servicios y apoyo a personas con discapacidades del desarrollo y sus familias en los valles de San Fernando, Santa Clarita y Antelope. Las discapacidades del desarrollo incluyen discapacidades intelectuales, epilepsia, autismo y parálisis cerebral. El Servicio de Impuestos Internos (“IRS”) ha establecido al NLACRC como una corporación 501(c)(3).

El NLACRC atiende a consumidores con discapacidades del desarrollo, desde bebés hasta adultos. Actualmente, el NLACRC atiende a más de 28 000 consumidores en su área de influencia. Los servicios y apoyos que brinda el NLACRC a nuestros consumidores incluyen servicios de diagnóstico, evaluación, gestión de casos e intervención temprana. Además, el NLACRC compra servicios a más de 1000 entidades o personas en el área de influencia del NLACRC. Los servicios adquiridos incluyen, entre otros, servicios residenciales fuera del hogar, programas diurnos comunitarios, transporte, servicios de vida independiente, servicios de vida asistida, servicios de inicio temprano para niños menores de 3 años, apoyo familiar, como guardería o respiro, y servicios de intervención conductual.

Puede encontrar más información sobre NLACRC y los servicios que brinda NLACRC en el sitio web de NLACRC en www.nlacrc.org.

Requisitos de un proveedor de servicios de transporte

Pueden presentar su candidatura todas las partes interesadas que cumplan con los requisitos identificados en la solicitud de propuestas. Los empleados de los centros regionales no pueden presentar su candidatura. Los solicitantes deben revelar cualquier posible conflicto de intereses. Los solicitantes, incluidos los miembros de la junta directiva del solicitante, deben estar en regla.

NLACRC está buscando un proveedor de servicios para transportar a consumidores adultos hacia y desde sus programas diurnos comunitarios u otros servicios de programas vendidos en el Valle de San Fernando que tenga la siguiente experiencia en servicios de transporte:

Experiencia en prestación de servicios de transporte.
Experiencia trabajando con personas que tienen discapacidades del desarrollo.
Debe tener una ubicación comercial dentro del área de influencia de NLACRC
Capacidad para pasar la verificación de antecedentes y exigir que todo el personal pase la verificación de antecedentes
Debe poder demostrar una cobertura de seguro que cumpla con la póliza de seguro del proveedor de servicios y los requisitos contractuales de NLACRC. El seguro de responsabilidad civil actual y daños a la propiedad, incluida la cobertura automotriz, es de cinco millones de dólares ($5,000,000) con límite único combinado. Consulte Anexo G, Acuerdo de Proveedor de Servicios de Transporte, Sección 15, Seguro, para todos los requisitos de seguro.
Poseer licencia comercial vigente como empresa de transporte.
Debe estar en regla con la Patrulla de Carreteras de California y el Secretario de Estado.
Ser elegible para la venta. Puede encontrar más información sobre la venta en el sitio web de DDS en dds.ca.gov en “Preguntas frecuentes sobre proveedores” o en el Código de Regulaciones de California, Título 17 y Secciones 54310 a 54390, Requisitos de solicitud de proveedor; Secciones 58500 a 58570, Servicios de transporte; y Secciones 54342(a)(81) y (84).

Tasa máxima de reembolso

La tasa de reembolso por servicios de transporte, según el Código de Servicio 875, se negociará entre el centro regional y el(los) solicitante(s) hasta una de las tarifas máximas permitidas:

Tipo de unidad	Modalidad	Tasas medianas de 2024
Cada hora	Individual	$33.95
Cada hora	Grupo	$42.84
A diario	Individual	$29.08
A diario	Viaje de ida	$17.64
Mensual	Individual	$435.93
Kilometraje		$2.45
Kilometraje	Grupo – Por milla	$3.75
Otro	Suministro de combustible basado en millas/galón promedio	Hasta $3.75 por galón

La tasa de reembolso por servicios de asistente de transporte, según el Código de Servicio 882, se negociará entre el centro regional y el solicitante(s) hasta una de las tarifas máximas permitidas:

Tipo de unidad	Modalidad	Tasas medianas de 2024
Cada hora	Individual	$22.31
Cada hora	Grupo	$23.90
A diario	Individual	$76.92

De conformidad con el Código de Bienestar e Instituciones (WIC), Sección 4691.9, ningún centro regional puede negociar una tarifa con un nuevo proveedor de servicios, para servicios en los que las tarifas se determinen mediante una negociación entre el centro regional y el proveedor, que sea más alta que la tarifa media del centro regional para el mismo código de servicio y unidad de servicio, o la tarifa media estatal para el mismo código de servicio y unidad de servicio, la que sea más baja. La designación de la unidad de servicio debe cumplir con una designación de centro regional existente o, si no existe ninguna, con una designación utilizada para calcular la tarifa media estatal para el mismo servicio. Las tarifas anteriores reflejan las tarifas medias tanto para los servicios de transporte como para los servicios de asistente de transporte.

Este servicio puede financiarse a una tarifa habitual y acostumbrada, es decir, la tarifa que cobra regularmente un proveedor por un servicio que utilizan tanto los destinatarios de los servicios del centro regional como sus familias y en el que al menos el 30% de los destinatarios del servicio en cuestión no reciben servicios del centro regional para ellos mismos o sus familias. Si se cobra más de una tarifa por un servicio determinado, la tarifa que se determine como la tarifa habitual y acostumbrada para una persona que recibe servicios del centro regional o su familia no deberá exceder la tarifa que se cobre regularmente a los miembros del público en general que buscan el servicio para una persona con una discapacidad del desarrollo que no recibe servicios del centro regional, y cualquier diferencia entre las dos tarifas debe ser por servicios adicionales proporcionados y no impuesta como un recargo para cubrir el costo de las medidas necesarias para que el proveedor logre el cumplimiento de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades.

This project DOES NOT have startup funds associated. Applicants are responsible for 100% of proposal preparation, submission, initial start-up costs and continued maintenance of the business. Additionally, pursuant to Title 17, Section 54322(d)(10), Regional Centers cannot guarantee referrals.

Proposal Preparation Guide

La siguiente información se proporciona para ayudar al solicitante a preparar su propuesta:

Proposal Writing Requirements (Attachment C)
Program Design Requirements (Attachment D)
Sample Transportation Service Provider Contract (Anexo H)
NLACRC Board of Trustees Service Provider Insurance Policy (Anexo I)
Statutes and Regulations (Anexo K)

Information to Include in Proposal

Proposal Title Page (Anexo A)
Table of Contents (See Attachment C as guide)
Statement of Obligation (Anexo B)
Statement of Services (See Attachment C as guide)
Service Provider Experience & Qualifications (See Attachment C as guide)
Program Design Requirements (See Attachment D as guide)
Vendor Application (Form DS 1890) (Anexo E)
Applicant/Vendor Disclosure Statement/Form DS 1891 (Anexo F)
Home & Community Based Services Provider Agreement (Anexo G)
Cost Statement (Anexo J)
Provider/Agency Regulatory Documentation (See Attachment C as guide)
1. Completed IRS, W-9 Form (Anexo K)
2. A copy of an Independent Audit Report for the past two (2) years
3. A copy of the Transportation Agency Business License
4. A copy of adequate liability insurance in accordance with WIC, Section 4648.3 and NLACRC Board Policy (Anexo I)
5. A copy of your company’s safety compliance rating issued by the California Highway Patrol.

Proposal Submission Guidelines

El solicitante deberá presentar una copia electrónica en un Formato PDFSe descalificará a un solicitante que no siga las instrucciones, no complete los documentos, no entregue los documentos requeridos o no cumpla con el plazo de entrega. Todas las propuestas presentadas deben cumplir con los siguientes requisitos:

Utilice el formato de tamaño estándar para que la propuesta se imprima en un papel estándar de 8 ½ x 11
La propuesta deberá estar escrita utilizando una fuente estándar (12 puntos).
Cada página debe estar numerada consecutivamente.
La página de título de la propuesta debe ser la primera página de la propuesta.
La propuesta deberá incluir una Tabla de Contenidos que corresponda a la propuesta.
Todas las secciones de los Requisitos de contenido deben abordarse en la propuesta.

Submission of Proposals

Proposals must be sent to NLACRC at the following e-mail address: Resourcedevelopment@nlacrc.org

Proposals must be sent with the Subject Line/Title: TRANSPORTATION RFP SUBMISSION

Evaluation Criteria

The RFP Evaluation Committee will use the criteria below to rate proposals submitted by transportation companies. Each proposal shall be organized into the following five (5) sections, which are described in Attachment C, Table of Contents and Proposal Requirements. Each section will receive a maximum score as follows:

Proposal Section	Maximum Score
Transportation Experience; insurance, CHP rating	20
Organizational chart; qualifications and experience of staff; recruitment, staffing training	20
Independent Audited Financial Statements or Independent Review	10
Description of Fleet and vehicles to be used; fleet maintenance records; ability to add new vehicles and drivers to meet changes in service needs and to protect the Health & Safety of Consumers	30
Cost Statement	10
Program Design	10
Total Maximum Points	100

Selection Procedures

All proposals received by the deadline will be reviewed by the RFP Evaluation Committee established by the Community Services Department. The RFP Evaluation Committee shall be comprised of at least five members, the majority of whom shall have experience in evaluating, procuring, or providing transportation service, pursuant to Title 17, Section 58531. Proposals will be reviewed for completeness, experience, qualifications, quality of fleet, fiscal stability of applicant, reasonableness of costs, and the ability of applicant to provide the identified service required by NLACRC.

Award Process

Upon selection of a transportation service provider(s), NLACRC will issue an award letter to the applicant selected for the provision of transportation services. The award letter will provide instructions for completing the contracting process, to include the Vendor Application (Attachment D); Home & Community Based Services Provider Agreement (Anexo F); Transportation Service Provider Contract (Anexo G); and documentation of appropriate insurance. The applicant(s) selected will be expected to complete and submit all required documentation to complete the contracting process by March 31, 2023, in order to allow for transportation services to start on April 3, 2023.

Reservation of Rights

NLACRC reserves the right to request or negotiated changes in a proposal, to accept all or part of a proposal, or to reject any or all proposals. NLACRC may, at its sole and absolute discretion, select no applicant for these services, if, in its determination, no applicant sufficiently meets the required qualifications for vendorization. NLACRC reserves the right to withdraw this Request for Vendorization (RFP) and/or any item within the RFP at any time without notice. NLACRC reserves the right to disqualify any proposal which does not adhere to the RFP guidelines. This RFP is being offered at the discretion of NLACRC. It does not commit the Regional Center to award this service.

Costs for Proposal Submission

Applicants responding to the RFP shall bear all costs associated with the development and submission of a proposal.

Inquiries/Request for Assistance

All additional inquiries regarding the application or requesting technical assistance should be directed to Kimberly Johnson-McNeill, Resource Development Supervisor, at KJohnson-McNeill@nlacrc.org Applicants are encouraged to attend the Applicants Conference. Technical assistance is limited to information on the requirements for preparation of the application packet. Applicants are expected to prepare the documentation themselves or retain someone to provide such assistance. If an applicant chooses to retain assistance from another party, the applicant must be able to thoroughly address all sections of the proposal during the interview process.

Protest Procedure

Within thirty (30) days of selecting the applicant(s), NLACRC shall post on its website the intent to award notice to include the applicant selected and the contract award date. All unsuccessful applicants shall be notified by NLACRC in writing ten (10) days prior to posting the intent to award notice on NLACRC’s website. All unsuccessful applicants have the right to protest NLACRC’s notice of intent to award the contract. Unsuccessful applicants shall have ten (10) days upon receipt of intent to award notice to protest the intent to award the contract (“Protest”). If the unsuccessful applicant does not submit the written Protest within the ten (10) day period, NLACRC shall deny such Protest and the Intent to Award notice shall be deemed final. Protests shall be in writing and shall state the grounds (s) for the protest. All Protests must be mailed, emailed, or faxed to the following address:

Arshalous Garlanian, MA – NLACRC Community Services Director
Avenida Oakdale 9200, Suite 100
Chatsworth, CA, 91311
agarlanian@nlacrc.org
818-756-6130 (fax)

NLACRC shall take one of the following steps below, within thirty (30) days upon receipt of a written Protest:

Not award the contract until the protest has been withdrawn or the regional centers has resolved the protest; OR
Terminate the RFP process by notifying all bidders in writing within ten (10) days after the decision to terminate the contract award process; and correct the disputed items and rebid the contract; OR
Allow all interested bidders to participate in the negotiated rate contract process.